être vraiment plus efficace et cesser de perdre du temps

5 conseils pour être vraiment plus efficace et cesser de perdre du temps

Le temps est la chose la plus précieuse que vous ayez, surtout tant que vous êtes en bonne santé. Seulement voilà, vous n’arrivez pas à atteindre votre objectif, vous avez l’impression que vous pourriez être plus efficace. Pire encore, vous avez l’impression de stagner ! Voici 5 conseils pour booster votre efficacité et enfin arrêter de perdre du temps.

1) Le secret des grandes entreprises

Eh oui, les franchises ont un secret ! Avez-vous remarqué que votre Big Mac a le même goût dans chaque Mc Donald’s de France ? Comment est-ce que c’est possible ? Tout simplement grâce à la magie des procédures !

Comment est-ce que vous pouvez mettre en place des procédures dans votre vie ? En faisant par exemple une liste de tout ce que vous avez à faire le matin avant de partir, chaque chose devra être faite sans exception.

Ainsi, tous les matins avant de partir au travail, plutôt que d’être désorganisé, vous saurez ce que vous avez à faire. Au début, vous suivrez la procédure, puis à force, cela deviendra une habitude.

Cette technique des procédures peut également être optimisée au maximum. Si par exemple votre travail est de répondre aux e-mails des clients, vous pouvez préparer des « e-mails types » pour chaque type de questions et un simple copier-coller vous permettra de répondre à la plupart des e-mails.

En revanche, si vous êtes le chef d’un fast-food, vous savez que ce que vos clients recherchent c’est la qualité à moindre coût en un minimum de temps, vos procédures seront donc de faire la meilleure qualité possible en un minimum de temps avec les aliments de qualité les moins chers. Maintenant, nous allons voir comment vous pouvez avancer un maximum en un laps de temps court.

2) La loi de Pareto pour révolutionner votre quotidien !

Dans votre tête, vous devez vous demander ce qu’est la loi de Pareto. En quelques mots, elle dit que 80% de vos actions donnent seulement 20% de résultats et que les autres 80% de votre résultat viennent de seulement 20% des actions. Comment est-ce que vous pouvez sélectionner et conserver uniquement ces 20% d’actions ?

Tout simplement en supprimant toutes les tâches « Non productives ». Si par exemple vous passez 1 heure par jour à regarder la télévision, vous perdez chaque mois 2 jours de productivité.

30×1 = 30, une journée contient 24 heures, il y a une erreur de calcul n’est-ce pas ? En réalité non, car je pars du principe que vous dormez 8 heures par nuit et que vous avez une heure non productive de temps de repas, les journées font donc 15 heures au maximum.

Je vous défie de noter toutes les tâches que vous faites sur un carnet dédié et de regarder à la fin de la semaine quelles tâches ont été productives afin de supprimer les tâches dites « non productives ».

En utilisant cette loi au maximum en tant qu’indépendant, vous pouvez réduire votre travail au « minimum » et ainsi passer de 35 heures semaines à 20 heures sans trop de problèmes. Le tout, sans perdre en qualité de service. Ainsi vous pouvez passer plus de temps avec votre famille et vos amis.

3) Déconnectez-vous !

De nos jours, presque tout le monde est au moins sur un réseau social, que ce soit Twitter, Facebook ou encore Google+ pour ne citer qu’eux. Je n’ai rien contre le fait que vous regardiez les dernières photos de vacances de tante Jacqueline, mais le problème provient de notifications instantanées qui vous déconcentrent en plein travail.

Lorsque vous faites votre travail, coupez-vous de toutes les informations extérieures en éteignant votre téléphone, en ne regardant pas vos e-mails et en ne mettant pas un réseau social en « fond » qui tentera de vous déconcentrer à cause des notifications.

En appliquant additionnant les conseils, vous pouvez mettre en place une procédure « Facebook » par exemple limitée à 45 minutes par jour pour ne pas y perdre trop de temps. En optimisant encore, vous pourrez mettre dans votre procédure par exemple : 1. Mettre le statut du jour, 2. Regarder le profil de Mr Dupont en réduisant au minimum le nombre d’actions. Je vais encore vous dévoiler une nouvelle méthode pour gagner en efficacité.

4) Soyez efficace : mettez en place des sprints !

La plupart du temps, on ne sait pas quand faire des pauses pour être le plus productif possible. Est-ce qu’il faut faire tout d’une traite ou prendre une pause toutes les heures ? J’ai enfin la réponse à votre question.

Je vous recommande de faire ce que j’appelle des « sprints » de 45 minutes. Je ne sais pas si vous avez remarqué, mais, lorsque vous commencez votre travail, les 15 premières minutes vous paraissent les plus longues puis les 30 minutes suivantes, vous êtes tellement concentré que vous ne voyez pas le temps passer.

Une fois ces 45 minutes passées, vous avez une baisse de concentration, c’est alors qu’il faut faire une pause de 5-10 minutes avant d’y retourner et recommencer le processus. Écouter de la musique ou discuter quelques minutes avec les collègues peut être un bon moyen de se distraire suffisamment sans avoir besoin de faire une longue pause. À ce propos, comment éviter de perdre notre temps ?

5) Comment cesser de perdre du temps ?

Dans notre société, on a la fâcheuse tendance à faire plusieurs choses en même temps. Pour le constater, il suffit de regarder combien vous avez d’onglets ouverts lorsque vous lisez cet article. La réalité est que pour être efficace, vous devez faire seulement une chose à la fois.

Une autre astuce consiste à regrouper toutes les choses semblables tant que vous êtes concentré. Par exemple si vous devez répondre à des e-mails, faites un sprint de 45 minutes « répondre aux e-mails».
En pratiquant vous vous rendrez comptent que ces conseils risquent de changer un certain nombre de choses dans votre vie, mais n’oubliez pas, le plus important pour être efficace est avant tout de dormir beaucoup la nuit et de faire du sport afin de maximaliser votre concentration, faire les choses plus rapidement et vous sentir mieux.

N’oubliez pas, travaillez plus efficacement que les autres c’est bien, mais le mettre à profit pour vous faire progresser VOUS, c’est encore mieux !

Une réponse à 5 conseils pour être vraiment plus efficace et cesser de perdre du temps

  1. Reivax 2 décembre 2013 à 17 h 57 min #

    Bon article encore une fois.

    Je mets en place depuis peu des sprints et je dois dire que c’est révolutionnaire !

    Avant j’étais adepte du multi-tasking et j’ai complètement arrêter.

    A bientôt

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